结合档案门类、已有目录和目标系统，梳理需要著录的字段、数据类型及填写规则。题名、责任者、日期、档号等字段的具体口径，由项目双方确认后形成可执行的著录说明。
按原件信息开展目录录入和编目，对缺失、难以辨认或存在歧义的信息记录待核事项，交由档案管理人员确认，减少无依据补录带来的数据偏差。
对已有电子目录，可按约定范围进行字段映射、格式统一、重复记录核对和缺项检查。保留需人工判断的问题清单，结合业务规则处理不同来源的数据差异。
围绕必填项、字段格式、编号重复及字段间对应关系设置校验项，结合人工复核检查内容准确性。问题修改后再次核对，形成目录数据的检查与处理记录。
依据档号、文件名等约定标识关联目录与影像，核对一条目录对应的文件范围、页数及顺序。对缺失影像、无对应目录或关联异常的文件单独汇总处理。
根据接收系统要求输出约定格式的数据和字段说明，配合样本导入与结果核对。涉及历史数据迁移时，先确认映射关系和校验方法，再按批次组织导入与复核。
工作环节：字段梳理与规则确认、目录著录与待核登记、数据清洗与格式统一、字段校验与人工复核、目录影像关联与核对、样本导入与数据移交。具体内容以项目约定为准。