档案数字化报价受数量口径、原件状态、著录深度、实施条件和交付要求影响。准备一份范围清楚的询价资料，便于比较不同方案。
说明规模，同时描述原件现状
询价时可提供档案门类、年度范围、预计卷件页数和已有整理情况，并注明数量是估算还是清点结果。同样的页数，原件尺寸、装订方式、折页数量和纸张状况不同，处理工作也可能不同。
建议整理脱敏的代表性样本，说明是否有大幅面图纸、粘贴件、破损页面或字迹模糊的材料。涉及敏感内容时，可先描述特征，再按单位允许的方式安排现场了解。
把加工范围逐项列清楚
明确是否包含档案整理、拆装订、扫描、图像处理、目录著录和质量复核。已有目录的项目，还需说明是直接使用、补充字段，还是重新核对整理。著录字段数量与判断难度也会影响工作量。
如需 OCR、全文检索、历史数据迁移或档案管理软件对接，应单独说明目标与范围。把这些工作分别列出，便于判断报价包含哪些成果，哪些需要另外确认。
让实施与交付条件进入报价依据
说明项目地点、场地设备条件、允许作业时间、预计周期和批次安排。驻场方式、原件交接频次以及单位对人员和数据使用的管理要求，均应在方案沟通时明确。
比较方案时，除了单价，还应对照计量口径、交付清单、质检与返工范围、系统导入要求和维护责任。先以样本确认共同范围，再比较相同条件下的服务安排，更有助于控制后续范围变化。