验收准备应在加工前开始。提前约定样本、检查项、问题记录和接收方式，才能同时核对影像质量、目录内容与软件导入结果。
加工前形成共同的检查依据
先确认项目范围、样本效果、著录规则和成果清单，再明确检查人员、检查方法与问题处理方式。适用标准、合同约定和单位业务要求应共同纳入项目方案，具体检查范围与参数在实施前确认。
样本宜覆盖不同档案门类和原件状态。将双方已确认的命名、页序及字段填写示例保存下来，可以减少不同批次、不同人员之间的理解偏差。
影像与目录需要分别核对
影像检查关注页面是否完整、方向是否正确、文字与印章是否可辨，以及是否存在漏页或重复页。对原件本身模糊、缺损的情况应保留记录，便于区分原件问题和加工问题。
目录检查关注必填项、字段格式、内容与原件是否一致，以及编号是否重复。还需打开关联影像，核对是否确实属于该条记录，避免出现目录正确但文件关联错误的情况。
把返工和系统接收纳入收尾
问题清单应包含记录标识、问题描述、处理结果和复核状态，使每个问题能够回到对应档案。修正目录或替换影像后，重新核对关联关系，并说明最终交付版本。
需要进入档案信息化系统的成果，可先做样本导入，验证字段映射、检索结果和影像打开情况。最后按清单核对数据、说明文档与实体归还，明确未结事项的处理安排和成果接收责任。