纸质档案数字化需要衔接原件整理、影像采集、目录著录和数据关联。了解各环节的作用，有助于在项目开始前明确成果与利用方式。
先明确需要解决的使用问题
纸质档案数字化通常包括把原件采集为数字影像，并建立目录与影像的对应关系。项目启动时，先说清是为了减少原件调阅、按目录查找文件，还是为已有档案管理软件补充数据。不同目标会影响加工范围。
例如，希望按年度和题名查找文件，就需要确认这些目录字段如何填写，以及检索结果能否打开对应影像。仅按文件夹保存扫描图片，难以直接满足这种利用方式。
分清影像、目录与软件的作用
影像承载原件页面信息；目录记录题名、日期、档号等描述信息；档案管理软件组织这些数据的查询和使用。三者相互配合，但采购档案扫描服务并不自动包含软件建设或历史系统改造。
已有电子目录可以作为加工基础，仍需核对字段口径、记录完整性和原件对应关系。对缺失或难以辨认的信息，应记录待核事项，由熟悉档案的人员确认。
把交付内容写成可核对的清单
建议在方案中分别列出数字影像、目录数据、关联规则、质检记录和移交清单，说明文件格式、命名方式与接收位置。需要导入系统时，再确认导入模板和样本验证方法。
纸质原件的归还、装订装盒和后续保管也应明确。数字化成果便于查询使用，原件如何保管或处置仍需按单位适用的制度办理。